Penerapan Sistem Pengendalian Manajemen Pada PT. HASJRAT ABADI MANADO
A. Penerapan Sistem Pengendalian Manajemen Di PT. Hasjrat abadi Manado
Sistem pengendalian manajemen adalah sistem yang digunakan oleh manajemen untuk mempengaruhi para anggota organisasinya agar mengimplemenatsikan startegi-strategi organisasi secara efisein dan efektif dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Sumarsan (2013:4) menjelaskan sistem pengendalian manajemen merupakan suatu rangkaian tindakan dan aktifitas yang terjadi pada seluruh kegiatan organisasi dan berjalan secara terus menerus. Pengendalian manajemen bukanlah suatu sistem terpisah dalam suatu organisasi, melainkan harus dianggap sebagai bagian penting dari setiap sistem yang dipakai manajemen untuk mengatur dan mengarahkan kegiatannya. Fungsi manajemen menurut Terry yang dikutip oleh Herujito (2006:18) bahwa fungsi manajemen menjadi empat fungsi yang disingkat dengan POAC yaitu planing atau merencanakan, organizing atau menyusun, actuating atau pelaksanaan dan controling atau mengawasi.
Dari pengertian diatas, PT. Hasjrat abadi Manado telah menerapkan sistem pengendalian manajemen, sebagai berikut :
- Perencanaan Strategis
Proses menyusunan program kerja perusahaan diperlukan informasi tentang jumlah investasi yang dilakukan, pendapatan (revenues), dan juga total biaya (cost) yang dikeluarkan perusahaan. Penyusunan program kerja dilakukan oleh perusahaan yaitu berdasarkan masing-masing divisi dalam struktur perusahaan. Program disusun setiap tahun dua kali atau per semester.
- Penyusunan Anggaran
PT. Hasjrat Abadi menerapkan sistem anggaran yang ditetapkan perusahaan secara berkala menurut kondisi dan pengalaman masa lalu dan intuisi dari manajemen. Anggaran sebuah proram diajukan oleh masing-masing divisi yang diajukan kepada bagian umum dan dikeluarkan oleh bagian administrasi keuangan. Anggaran yang telah disahkan tersebut kemudian akan digunakan sebagai alat pengendalian kegiatan operasi perusahaan oleh manajemen puncak dan para manajer pusat pertanggungjawaban akan dievaluasi dan dianalisa prestasi aktualnya berdasarkan anggaran tersebut. Dalam melakukan pembiayaan pada setiap divisi dibutuhkan kerjasama dengan bagian umum dan administrasi keuangan, karena semua pembiayaan yang terjadi di PT. Hasjrat Abadi Manado melalui proses dibagian umum kemudian dikeluarkan atau dilunasi melalui bagian administarasi dan keuangan.
- Pelaksanaan dan Pengukuran
Rencana strategi yang sudah disepakati yang kemudian menjadi acuan bagi setiap divisi dalam pelaksanaan program, masing-masing kepala bagian menyampaikan strategi – strategi tersebut untuk segera direalisasikan. Dalam tahap ini, manajer berfungsi untuk mengontrol para karyawan dalam menjalankan tugas sesuai dengan program yang telah direncanakan sebelumnya. Kepala cabang bekerjasama dengan kabag penjualan, kabag administrasi keuangan dan kabag umum dimana kabag penjualan merencanakan strategi-strategi untuk peningkatan penjualan yang membawahi tiga kepala seksi yaitu kasie mobil Toyota yang memiliki dua supervisor yang masing-masing memiliki sepuluh sampai dua belas salesman bertugas dalam pencarian pelanggan, kasie CRC Toyota bertugas menangani pengaduan konsumen dalam peningkatan kepuasan pelanggan, dan kasie administrasi sales yang bertugas memproses administrasi penjualan. Kabag administrasi dan keuangan yang membawahi tiga kepaala seksi yaitu kasie keuangan, kasie IT, dan kasie pembukuan. Serta kabag umum yang membawahi dua kepala seksi yaitu personalia dan umum. Dalam sehari supervisor yang dibawah kabag penjualan yag bertugas mengontrol para salesman, melakukan meeting setiap hari dipagi hari guna mengkomunikasikan strategi-strategi penjualan.
- Evaluasi dan Proyeksi
PT Hasjrat Abadi dalam pengevaluasian program, tiap bagian dan divisi wajib memasukkan laporan pertanggungjawaban atau hasil-hasil kerja yang telah dicapai, selanjutnya laporan tersebut disampaikan kepada bagian admin. Admin dalam hal ini memiliki tugas untuk menginput data-data atau laporan dari hasil kerja tiap-tiap divisi setiap harinya. Khusus bagian penjualan, supervisor dengan masing-masing salesman melakukan meeting setiap hari diwaktu soreh untuk evaluasi. Dengan melakukan evaluasi, dapat memproyeksi kelemahan atau yang menjadi kekurangan serta masalah yang dihadapi dari setiap salesman sehingga bisa langsung ditemukan solusi. Bagian admin dan keuangan membuat laporan pada akhir semester yang berisikan semua pendapatan, pembiayaan, beban, pajak maupun aktiva PT. Hasjrat Abadi Manado, untuk menilai dan mengevaluasi kinerja karyawan. Laporan tersebut juga akan menjadi proyeksi atau landasan dalam pernecanaan strategis PT. Hasjrat Abadi Manado semester berikut. Bagian umum membuat laporan akhir tahun yang berisikan semua pendapatan, hutang, pembiayaan, beban, pajak maupun aktiva perusahaan dalam periode satu tahun berjalan. Laporan ini akan menjadi dasar atau acuan dalam memproyeksikan program di tahun berikutnya.
B. Sistem Pengendalian Penting Bagi Perusahaan
Persaingan antara perusahaan di era globalisasi akan semakin tajam dan konsekuensi logisnya ada tiga kemungkinan yang akan terjadi yaitu mundur, bertahan atau diam di tempat dan lebih berkembang. Perusahaan yang memiliki daya saing juga memerlukan manajemen perusahaan yang memerlukan peningkatan (improvement) terhadap aktivitas yang digunakan untuk menghasilkan produk dan jasa. Selain itu untuk mengefisiensikan dan mengefektifkan kerja dalam perusahaan, perlu dilakukan pendelegasian tugas dari manajer puncak kepada bawahan. Pada saat perusahaan tumbuh, manajemen puncak biasanya menciptakan berbagai wilayah tanggung jawab yang dikenal sebagai pusat pertanggungjawaban, dan menugaskan manajer di bawahnya untuk menangani wilayah tersebut. Untuk mempertahankan sebuah perusahaan, perlu adanya pemikiran-pemikiran yang lebih kritis dan inovatif dalam memperdayakan sumber dana dan sumber daya sehingga stabilitas perusahaan lebih terjaga. Informasi-informasi akurat sangat dibutuhkan dalam pengambilan keputusan, sehingga harus didukung dengan penggunaan teknologi yang kini telah semakin canggih. Dan tak kalah penting, penyehatan dalam tubuh perusahaan salah satu faktor untuk mempertahankan perusaahan, yang diantaranya yaitu mengevaluasi sistem pengendalian manajemen dimana pengendalian juga merupakan salah satu fungsi dasar dari manajemen.
C. Struktur Organisasi PT. Hasjrat Abadi Manado
Semoga bermanfaat ya 😊
Salam Hangat Indonesianer 💗
