Rapat Bisnis ? Apa itu ?

Pengertian Rapat Bisnis
Jadiiii, Rapat Bisnis adalah sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih disuatu tempat, baik didalam maupun diluar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis tertentu.

Dalam dunia bisnis, rapat bisnis biasanya dapat diselenggarakan didalam maupun diluar kantor perusahaan. Rapat bisnis yang diselenggarakan didalam perusahaan pada umumnya membahas harian atau mingguan, menyampaikan pendistribusian barang kesuatu daerah, menyiapkan berbagai kebutuhan bahan baku untuk proses produksi berikutnya, dan menyiapkan alat-alat tulis kantor (ATK).

Dengan kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan (rapat bisnis) apakah didalam atau diluar perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingannya, jumlah pesertanya, dan ketersediaan financial factor (dana) pendukungnya.

Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Non-Bisnis.

Apa sih yang membedakan antara Rapat Bisnis dengan Rapat Non-Bisnis (nonbusiness meeting)?
Salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat non-bisnis adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. Dalam dunia ini rapat bisnis tentu orientasi atau tujuannya adalah bisnis yaitu dengan memperoleh keuntungan (laba), disamping itu rapat bisnis umumnya bersifat resmi atau formal dan cenderung protokoler seremonial.

Sedangkan non-bisnis orientasi atau tujuannya adalah untuk tujuan kemasyarakatan, peningkatan pelayanan kesehatan, dan pendidikan.Berdasarkan sifatnya rapat non-bisnis bersifat formal dan tidak formal.

Tujuan Rapat Bisnis.

Menurut Locker menyatakan tujuan rapat bisnis pada umumnya mempunyai enam tujuan. Antara lain:

1. Berbagi informasi
   Rapat bisnis yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan bisa saja hanya dimaksudkan untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang harus diketahui oleh peserta rapat, diikuti dengan sesi tanya jawab. Contoh: manajer pemasaran menginformasikan kepada peserta rapat bahwa perkembangan penjualan selama satu semester ini mengalami perkembangan yang cukup menggembirakan bila dibandingkan dengan penjualan semester lalu.
2. Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
   Tujuan dari rapat bisnis tentang penjajakan ide/gagasan (brainstorming) biasanya berjalan dengan memperkenalkan ide-ide baru yang akan dikerjakan oleh perusahaan yang akan dating, atau bisa juga sebagai pertemuan antar karyawan untuk mengeluarkan ide-ide dari masing-masing karyawan untuk kemajuan perusahaan.
3. Evaluasi ide/gagasan
   Tujuan evaluasi ide/gagasan biasanya para karyawan diperbolehkan mengeluarkan pendapatnya tentang ide/gagasan yang baru yang akan dikerjakan untuk kemajuan perusahaan pada waktu yang akan mendatang.
4. Pengambilan keputusan
   Tujuan pengambilan keputusan seperti ini biasanya hanya para kepala atasan yang memegang perusahaan tersebut yang menjalankan rapat untuk membahas suatu ide/gagasan yang baru apakah ide/gagasan tersebut dapat dijalankan dengan baik atau malah merugikan perusahaan.
5. Membuat dokumen
   Tujuan membuat dokumen sebelum ide-ide atau gagasan dijalankan oleh para karyawan biasanya mereka harus membuat suatu dokumen yang dibahas didalam rapat bisnis untuk mempelancar kemajuan perusahaan berjalan lancar.
6. Memotivasi pekerja
   Tujuan memotivasi para pekerja biasanya diselenggarakan oleh manajer perusahaan untuk mengumpulkan para karyawannya untuk memberikan motivasi kepada karyawannya agar mereka lebih meningkatkan kinerja mereka untuk kemajuan perusahaan tersebut.

Jenis-Jenis Rapat.

Oliver Serrat dalam Conductin Effective Meetings mengelompokkan rapat ke dalam lima jenis, antara lain :

• Pengarahan (Briefing) Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct meeting). Dalam briefing pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan informasi atau memberikan arahan, perintah kepada karyawan dalam suatu perusahaan untuk melakukan atau menyelesaikan suatu tugas tertentu. Disamping itu briefing juga dimaksudkan untuk mengingatkan kembali para karyawan tentang peran, tugas, dan tanggung jawab mereka dalam menjaga dan mengembangkan perusahaan kedepan. Dalam praktiknya, pelaksanaan briefing disuatu perusahaan dapat bervariasi.Ada perusahaan yang melakukan briefing terjadwal secara rutin dan periodic (misalnya, setiap hari senin jam 08:00 hingga jam 09:00 atau setiap hari mulai  jam 08:00 hingga jam 09:00). Namun, ada juga perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan briefing yang bersifat incidental. (perusahaan menyelenggarakan kegiatan briefing sesuai dengan kebutuhan dan waktunya tidak teratur, mungkin seminggu sekali, dua kali atau bahkan dalam satu minggu tidak ada kegiatan briefing. Atau bisa diartikan briefing yang dilakukan secara incidental tersebut waktu nya tidak dapat dipastikan atau tidak menentu.
• Rapat konsultasi (advisory meeting)Rapat konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagai informasi (sharing information) kepada pihak lain. Dalam rapat tersebut dimaksudkan terjadi suatu proses untuk saling member dan menerima ide, gagasan, pandangan, keluhan atau masukan dari pihak lain.
• Rapat komite (commite meeting)Rapat komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki latar belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuik memutuskan suatu masalah tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak (voting). Kelompok yang ada dalam rapat ini memiliki otoritas, kompromi, dan resolusi. Oleh karena itu peserta rapat komite terdiri dari sekelompok orang dengan berbagai profesi, tidak mengherankan apabila dalam proses pengambilan keputusan terjadi diskusi atau perdebatan yang berkepanjangan (debat kusir) dan tanpa hasil. Namun yang terp[enting dalam rapat komite adalah setelah ada kesepakatan melalui suara terbanyak, siapapun yang terlibat didalamnya harus sepakat menerima keputusan bersama tersebut.
• Rapat dewan (council meeting) Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara mencari consensus bersama diantara mereka. Mengingat bahwa diantara peserta yang ada dalam rapat tersebut tentu memiliki ide, cara dan pandangan yang mungkin berbeda dengan peserta yang lain, dengan kata lain ada jalan panjang dan berliku menuju sebuah keputusan consensus bersama.
• Negosiasi (negotiation)Dalam dunia bisnis yang selalu dinamis, tentu permasalahan negosiasi tak dapat dihindari. Negosiasi bukanlah monopoli perusahaan yang bersekala menenah dan besar. Bahkan pada perusahaan bersekala kecil dan menengah pun terjadi proses negosiasi dalam dunia bisnis mereka. Pada dasar nya dalam proses negosiasi terdapat sekelompok orang yang memiliki kepentingan, maksud dan tujuan yang berbeda-beda. Melalui proses negosiasi diantara mereka diharapkan dapat diperoleh suatu titik temu atau kesepakatan dengan cara-cara yang saling menguntungkan semua pihak. 

Sedangkan menurut “Streibel dalam The Manager’s Guide To Effective Meetings”, rapat dapat dikelompokkan kedalam tiga jenis, yaitu:

1. Rapat informasional (informational meeting) Rapat informasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta rapat bisnis. Hal yang perlu diperhatikan adalah cara menyampaikan sebuah informasi: usahakan informasi tersebut dijelaskan dengan jelas, ringkas, menarik dan tidak bertele-tele.
2. Rapat motivasional (motivational meeting) Rapat motivasional merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih disuatu tempat untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu. Contoh: pimpinan rapat yang sekaligus sebagai seorang manajer pemasaran memotivasi para peserta rapat bisnis untuk bekerja dengan lebih bersemangat, mengingatkan komitmen nya, meningkatkan kedisiplinan kerja, mengingatkan keterampilan berkomunikasi, serta meningkatkan kemampuan bernegosiasi.
3. Rapat partisipatif (participatory meeting) Rapat partisipatif merupakan suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis.Salah satu bentuk partisipasi peserta rapat bisnis adalah kemampuan untuk mendengarkan dengan baik. Karena pendengar yang baik dapat memahami cara berfikir orang lain, serta menghargai ide, gagasan, atau pandangan peserta rapatbisnis yang lain.

Perencanaan Rapat Bisnis

Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan pelaksanaannya berjalan dengan baik, diperlukan perencanaan sebaik-baiknya. Perencanaan (planning) yang baik tentu akan membantu mempermudah pencapaian tujuan yang di kehendaki. Untuk memberikan arahan selama rapat bisnis berlangsung, perlu disiapkan rancangan agenda rapat bisnis mulai dari awal hingga akhir (selesai).

Ada beberapa ciri tentang bagaimana mendesain sebuah agenda rapat bisnis yang baik, antara lain:

• Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.
• Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.
• Cantumkan siapa saja yang hadir.
• Daftar topic yang akan dibahas.
• Alokasi waktu untuk setiap topic yang dibahas.
• Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai.
• Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat-lambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.

Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya bagi anda yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis, antara lain:

1. Undangan.
2. Waktu dan tempat.
3. Berapa lama waktu rapat bisnis.
4. Pembawa acara.
5. Ketua panitia penyelenggaraan.
6. Jumlah peserta.
7. Peserta yang diundang.
8. Orang yang membuka atau menutup rapat bisnis.
9. Narasumber.
10. Alokasi waktu untuk narasumber.
11. Waktu istirahat.
12. Presensi peserta.
13. Akomodasi.
14. Sound system.
15. Computer portable, LCD projector dan flip charts.
16. Fasilitas pendukung lain nya.

Pelaksanaan Rapat Bisnis

Setelah penitia penyelenggara melakukan berbagai persiapan rapat bisnis, langkah berikutnya adalah bagaimana malaksanakan rapat bisnis agar berjalan dengan lancar dan efektif. Efektivitas sebuah rapat bisnis sangant ditentukan oleh tiga komponen penting, yaitu:

Panitia Penyelenggara (Organizer)	Ruangan, dekorasi dan sound system siap digunakan untuk rapat bisnis. Semua panitia siap melakukan tugasnya dan hadir lebih awal. Melakukan registrasi peserta. Penyambutan peserta dengan ramah, sopan dan santun. Pembawa acara dapat memulai rapat tepat waktu dan selesai tepat waktu. Acuan agenda rapat bisnis yang sudah disiapkan. Semua fasilitas (meja, kusi, laptop, LCD projector, flip charts, konsumsi) tersedia cukup dan dalam. Kondisi siap digunakan dengan baik. Moderator siap memandu rapat bisnis. Siapkan petugas notulen yang cekatan dan terampil. Siapkan dokumentasi audio-visual. Dokumentasi hasil rapat bisnis.
Narasumber (presenter)	Hadir lebih awal dari waktu yang telah ditentukan. Perkenalan identitas diri. Siap melakukan presentasi. Manfaatkan media audio-visual. Terbuka atas masukan dan kritik dari para peserta Penampilannya menarik dan menyenangkan.
Peserta (participants)	Semua peserta hadir tepat waktu dan melakukan registrasi peserta. Berpakaian rapih dan sopan. Memakai kartu identitas peserta. Membawa kelengkapan bahan-bahan untuk rapat. Menjadi peserta yang aktif dan penuh inisiatif. Menjaga kelancaran, ketenangan dan keterampilan selama rapat berlangsung. Respek (menghargai) terhadap pandangan peserta lain. Bertanya sesuai dengan topic yang dibahas dan pada poin yang di tuju. Mengikuti kegiatan sesuai agenda rapat yang telah disediakan.

Salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan panitia penyelenggara rapat bisnis adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout) yang nyaman dan memungkinkan interaksi yang baik antara pimpinan dan peserta rapat bisnis.

Gaya dalam rapat bisnis

Menurut Dobson, ada beberapa peraturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan rapat bisnis, antara lain:

• Gaya persegi empat (Boardroom style)

Susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya persegi empat (boardroom style) dapat digunakan untuk rapat bisnis denan jumlah peserta rapat bisnis yang relative terbatas.

• Bentuk huruf “U” (“U” Shape Style)

Susunan tempat duduk yang berbentu huruf “U” (U shape) lebih sesuai digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak dari pada bentu persegi empat.

• Gaya ruang kelas (classroom style)

Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas (classroom style) dapat digunakan untuk rapat bisnis yang dihadiri oleh para peserta rapat bisnis dalam jumlah yang bisa mencapai ratusan orang.

• Gaya melingkar (circular style)

Susunan gaya tempat duduk dengan gaya melingkar (circular style) memberikan peluar interaksi antar peserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang relative sedikit.

• Gaya chevron (chevron style)

tempat duduk pada gaya ini pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi audiens untuk dapat lebih memuaskan perhatian atau focus pada pembicara yang berada didepan. Susunan tempat duduk pada gaya ini berbentuk huruf “V”.

• Gaya modifikasi (modified style)

Tempat duduk dengan gaya seperti ini sama dengan gaya chevron, hanya perbedaannya menempatkan barisan tempat duduk di sisi tengah antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah kanan, secara umum tampilannya masih berbentuk huruf “V”.

• Gaya setengah melingkar (semi-circular style)

Tempat duduk seperti ini pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk bisa berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat.

• Gaya kelompok (cluster style)

Tempat duduk seperti ini biasanya disusun berdasarkan kelompok-kelompok kecil dimana audiens duduk dikursi yang telah disusun secara melingkar.

Format Rapat Khusus

Beberapa prosedur pemecahan masalah khusus dapat bertindak sebagai sarana penyusunan tulisan pada saat rapat diperpanjang, atau sebagai alat pemecah masalah diluar jangkauan rapat biasa. Prosedur pemecah masalah khusus ini meliputi : kelompok-kelompok dengungan, tekhnik kelompok nominal, metode Delphi, dan lingkaran kualitas.

1. Kelompok-kelompok dengungan atau kelompok yang membicarakan desas-desus (buzz groups), adalah suatu bentuk diskusi yang terdiri dari sejumlah orang dan berkumpul dalam sebuah kelompok yang beranggotakan 3-7 orang untuk membahas suatu permasalahan dengan melihat berbagai macam aspek permasalahan dan bertukar pikiran untuk memecahkan suatu permasalahan dan kelompok kecil yang dipilih dari unit yang lebih besar. 
2. Teknik kelompok nominal atau NGT (nominal group technique)
   Pada dasarnya, TKN adalah rapat kelompok yang terstruktur terdiri dari 7-10 individu duduk berkumpul tetapi tidak berbicara satu sama lainnya. Setiap orang menulis gagasannya di selembar kertas. Setelah 5 menit, dilakukan saling tukar pikiran yang terstruktur. Setiap orang mengajukan satu gagasan. Seseorang yang ditunjuk sebagai notulen mencatat seluruh gagasan itu di kertas di depan seluruh anggota kelompok. Kesemuanya berlanjut sampai dengan tidak ada lagi gagasan yang dikemukakan.
3. Metode Delphi adalah “metode pengumpulan, pemeriksaan dan penilaian yang sistematis terhadap topik-topik khusus melalui serangkaian kuisioner berurutan yang terutang dalam tulisan dirancang secara cermat, yang diselingi dengan informasi yang diringkas dan umpan balik opini yang diperoleh dari reaksi orang lain”.
   Metode Delphi membatasi interaksi antara anggota (khususnya pada panel akhli) untuk memperkecil tanggung jawab pada satu sudut pandang, dominasi oleh anggota yang vokal, dan tekanan opini mayoritas.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam teknik ini adalah (Dermawan, 2004):

1. Para pembuat keputusan melalui proses Delphi dengan identifikasi isu dan masalah pokok yang hendak diselesaikan.
2. Kemudian kuesioner dibuat dan para peserta teknik Delphi, para ahli, mulai dipilih.
3. Kuesioner yang telah dibuat dikirim kepada para ahli, baik didalam maupun luar organisasi, yang di anggap mengetahui dan menguasai dengan baik permasalahan yang dihadapi.
4. Para ahli diminta untuk mengisi kuesioner yang dikirim, menghasilkan ide dan alternatif solusi penyelesaian masalah, serta mengirimkan kembali kuesioner kepada pemimpin kelompok, para pembuat keputusan akhir.
5. Sebuah tim khusus dibentuk merangkum seluruh respon yang muncul dan mengirimkan kembali hasil rangkuman kepada partisipasi teknik ini.
6. Pada tahap ini, partisipan diminta untuk menelaah ulang hasil rangkuman, menetapkan skala prioritas atau memperingkat alternatif solusi yang dianggap terbaik dan mengembalikan seluruh hasil rangkuman beserta masukan terakhir dalam periode waktu tertentu.
7. Proses ini kembali diulang sampai para pembuat keputusan telah mendapatkan informasi yang dibutuhkan guna mencapai kesepakatan untuk menentukan satu alternatif solusi atau tindakan terbaik.

Proses Delphi dan TKN telah terbukti lebih produktif dibandingkan sumbang saran. Masing-masing memiliki catatan sukses. Perbedaan dasar antara proses delphi dan TKN menurut Gibson (1997:293) adalah:

1. Partisipan untuk Delphi tidak saling kenal satu sama lain, sementara TKN sudah saling kenal.
2. Partisipan TKN duduk saling berhadapan, sementara Delphi secara fisik berjauhan dan tidak pernah saling bertemu.
3. Pada proses Delphi, semua komunikasi antar partisipan dengan cara kuesioner tertulis dan umpan balik dari pemantauan seorang staf. Pada TKN, partisipan berkomunikasi secara langsung. Teknik ini membantu kelompok dalam menghasilkan sejumlah ide, mengevaluasi dan memilih solusi secara lebih terstruktur dan sistematis. Dalam teknik ini, setiap anggota kelompok menulis ide dan solusi, membacakan ide dan solusinya kepada orang lain, mendiskusikan dan merangking seluruh alternatif.
4. Lingkaran Kualitas (quality cyrcle) merupakan sekelompok kecil pegawai perusahaan yang bertemu secara teratur dengan pimpinan umum untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah-masalah yang berhubungan dan pada waktu kerja untuk mendiskusikan masalah-masalah yang berhubungan dengan pekerjaan. Di Jepang lingkaran kualitas disebut lingkaran pengendali kualitas, telah menjadi alat manajemenyang sangat popular untuk meningkatkan produktivitas, moral, keterlibatan pekerja serta kualitas produk (barang dan jasa). Waktu bertemu kelompok kecil ini bervariasi antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, biasa bertemu untuk membahas hal tertentu kurang lebih satu jam setiap Minggu.

Karakteristik yang membuat Quality Circles ini unik adalah: Kenggotaannya bersifat sukarela, baik untuk mengisi posisi anggota maupun sebagai pimpinannya. Tapi, biasanya pimpinan diambil dari supervisor yang akan diberi pelatihan-pelatihan, khususnya mengenai dinamika kelompok, kepemimpinan, dan filosofi quality circles. Selanjutnya, kelompok ini diberi sebuah keempatan untuk memilih masalah organisasi yg ingin mereka pecahkan dalam kelompok.




Semoga Bermanfaat 💓

Manajemen Bisnis






Sumber : Locker, Kitty O, Stephen Kyo Kaczmarek, 2014, Business Communication: Building Critical Skills 6th Edition, USA